Të gjithë e dijmë shumë mirë se si duket vendi i punës kur një projekt i rëndësishëm fluturon jashtë binarëve. Imazhi nuk është i bukur dhe shkakton stres vetëm duke e imagjinuar.

Në këto raste, një nga këto dy situata mund të jenë duke ndodhur: ju mungon organizimi i duhur apo nuk keni kapacitet të mjaftueshëm për numrin e projekteve që keni marrë.

Në rastin e parë, zgjidhja është e thjeshtë. Krijoni një ambient më të organizuar në vendin tuaj të punës, ose duke punësuar një Project Manager, ose duke trajnuar dikë nga stafi juaj për të marrë atë pozitë.

Kurse, rasti i dytë mund të jetë më i vështirë për t’u rregulluar. Sipas disa hulumtimeve, brenda vitit vetëm 2.5% e kompanive përfundojnë 100% të projekteve të tyre, kështu që nuk jeni vetëm. Por, kalimi i afatit të projekteve, sado i zakonshëm, është gjithmonë joprofesional.

Nëse ky është problemi që po shkakton kaos në zyrën tuaj, do t’ju duhet një zgjidhje e saktë dhe e shpejtë.

Hapi 1: Rishikoni procesin tuaj aktual

A e dini se ku është secili projekt? A mund të përmendni shpejt dhe shkurtimisht fazën e aktuale, kush i ka në dorë secilat detyra dhe në cilën fazë do të jetë projekti nesër?

Gjatë menaxhimit të projekteve transparenca është esenciale. Fjalëkalimet sekrete, files të humbur dhe “ai tha/ajo tha” janë të papranueshme. Uluni dhe ndani kohë për të gjetur një zgjidhje, qoftë softuerike apo në aspekt të stafit, dhe shikoni se si do të iu qetësohen ditët e punës.

Por, nëse e shihni problemin, e keni gjetur dhe shqyrtuar zgjidhjen, por prap ndiheni sikur nuk jeni në rrugën e duhur, ka mundësi se keni planifikuar objektiva që janë thjeshtë të paarritshme për ju.

Hapi 2: Rishikoni afatet

Mund të jetë zhgënjyese kur zbuloni se keni marrë përsipër më shumë sesa mund të përballojë kompania juaj. Shtyrja e afateve është gjëja e fundit që klienti pranon, por po mbetët mbrapa në një projekt, e njejta do të ndodhë edhe me projektet tjera.

Varësisht nga situata, ky problem mund të zgjidhet në dy mënyra të ndryshme. Nëse gjatë rishikimit tuaj e shihni se më pak se 5 detyra të thjeshta kanë mbetur mbrapa, atëherë flisni me klientin tuaj, shtyni datat për ato detyra dhe mos e lejoni që e njëjta gjë të ndodhë sërish në të ardhmen.

Por, nëse e shini se arritja e afateve është e pamundur për të gjithë pjesëtarët e ekipit, duhet të rimendoni strategjinë tuaj. 

A mund të ndahen ekipet tuaja në grupe më të vogla? Ndoshta ekziston një pjesë e projektit të cilën 2 pjesëtarë të ekipit mund ta përfundojnë po aq lehtë sa munden 4. Në këtë rast, krijoni një ekip tjetër, ndani detyrat e tyre dhe më pas riplanifikoni afatet në mënyrë që të përfundohen të gjitha detyrat në të njëjtën kohë.

Hapi 3: Prioritizoni projektet

Në rastin kur thjeshtë nuk keni fuqi punëtore të mjaftueshme për të krijuar ekipe të reja, diçka duhet të sakrifikohet.

Jepni prioritetin e duhur projekteve të duhura dhe lini më pak të rëndësishmet për në fund. Për shembull, detyrat nga klientët që zakonisht nuk japin feedback me kohë, klientët që vazhdimisht vonojnë informacionet e duhura për realizimin e projektit apo detyrat që kanë profit më të ulët janë të gjitha detyra që mund ti konsideroni me prioritet më të ulët. 

Një mënyrë shumë e mirë për t’i mbajtur të gjithë të informuar janë softuerët për menaxhim të projektit, pasiqë detyrat mund të ndryshohen brenda programit shumë shpejtë. Kur anëtarët e ekipit mbërrijnë në punë dhe shohin një listë të re detyrash, ata kanë informacionin që u nevojitet për të vazhduar ditën e tyre pa hargjuar kohë duke bërë pyetje.

Pra, transparenca, organizimi, komunikimi i hapur dhe qasja metodike janë pikat e nevojshme për të mbajtur projektet tuaja në binarë. Nëse projekti fillon të iu shpëtojë nga duart, mos u shqetësoni. Aplikoni të njëjtat pika tek plani juaj ristrukturor dhe do të dilni nga ajo situatë në mënyrë të suksesshme.

Nëse mendoni se informacionet të cilat i lexuat janë të dobishme, sigurohuni të na përcillni në rrjetet tona sociale në mënyrë që të shihni blogjet tona të ardhshme.