Në një botë ku çdo kompani ka nevojë për organizim, koordinim dhe rezultate konkrete, Project Management është bërë një nga profesionet më të kërkuara. Por nëse je duke filluar, është shumë e lehtë të biesh në disa “kurthe” që të kushtojnë kohë, buxhet, madje edhe reputacionin tënd si menaxher.
Në këtë blog, do të shohim 5 gabimet më të zakonshme që bëjnë fillestarët në Project Management – dhe mbi të gjitha, si mund t’i shmangësh që të ndërtosh një karrierë të suksesshme.
1.Mungesa e planifikimit të detajuar
Një nga gabimet më të shpeshta është nisja e projektit pa një plan të qartë. Shumë fillestarë mendojnë se “plani i madh” është i mjaftueshëm, por kur mungojnë detajet, projekti shpesh del jashtë kontrollit.
Shembull praktik:
Një ekip marketingu nis një fushatë digjitale pa e ndarë qartë kush merret me përmbajtjen, kush me dizajnin dhe kush me menaxhimin e buxhetit. Rezultati? Vonesa, duplikim pune dhe shpenzime ekstra.
Si ta shmangësh:
- Përdor mjete si Trello, Asana apo MS Project për të ndarë qartë detyrat.
- Defino milestones dhe afatet që secili anëtar i ekipit duhet t’i respektojë.
- Bëj një plan realist, jo perfekt – dhe lë hapësirë për ndryshime të papritura.
2. Komunikim joefektiv me ekipin
Shumë fillestarë mendojnë se thjesht ndarja e detyrave është e mjaftueshme. Por, nëse komunikimi nuk është i qartë dhe i vazhdueshëm, projekti rrezikon të dështojë.
Shembull praktik:
Një projekt ndërtimi ku arkitekti, inxhinieri dhe menaxheri nuk mbajnë takime të rregullta. Secili mendon se e di çfarë duhet të bëjë, por rezultati përfundimtar nuk përputhet me pritjet e klientit.
Si ta shmangësh:
- Mbaj takime javore të shkurtra (stand-up meetings) për të parë progresin.
- Përdor kanale të qarta komunikimi (Slack, Teams).
- Jep feedback në kohë, jo vetëm në fund të projektit.
3. Menaxhimi i dobët i kohës dhe prioriteteve
Një nga shkathtësitë kryesore të një Project Manager është menaxhimi i kohës. Fillestarët shpesh harrojnë të vendosin prioritetet dhe përfundojnë duke u marrë me gjëra të vogla, ndërkohë që detyrat kritike vonohen.
Shembull praktik:
Një ekip IT shpenzon shumë kohë në dizajnin e një funksionaliteti të vogël, duke vonuar testimin e softuerit. Në fund, projekti nuk dorëzohet në kohë.
Si ta shmangësh:
- Apliko metodën Eisenhower Matrix (ndarja e detyrave në urgjente/jo urgjente, të rëndësishme/jo të rëndësishme).
- Përdor teknika si Time Blocking për menaxhimin e ditës.
- Monitoro progresin dhe bëj rishikime javore të prioriteteve.
4. Injorimi i riskut dhe planit B
Shumë fillestarë fokusohen vetëm në planin kryesor dhe nuk mendojnë për skenarët e mundshëm. Por çdo projekt ka rreziqe – nga vonesat e furnitorëve, te mungesa e burimeve, apo ndryshimet nga klienti.
Shembull praktik:
Një kompani porosit pajisje nga jashtë vendit pa menduar për vonesa doganore. Projekti ngec, klienti humb besimin dhe kompania pëson humbje financiare.
Si ta shmangësh:
- Identifiko rreziqet që në fillim të projektit.
- Krijo një plan B (contingency plan) për secilin skenar kritik.
- Mbaj buxhet emergjent (zakonisht 10-15% të totalit).
5. Mungesa e reflektimit dhe mësimit nga gabimet
Shumë projekte mbyllen pa një fazë reflektimi. Fillestarët shpesh vazhdojnë me projektin tjetër, duke përsëritur të njëjtat gabime.
Shembull praktik:
Një agjenci reklame përfundon një fushatë, por nuk analizon pse pati vonesa në procesin e aprovimit. Në projektin tjetër, i njëjti problem përsëritet.
Si ta shmangësh:
- Organizoni një “post-mortem meeting” në fund të projektit për të parë çka shkoi mirë dhe çka jo.
- Dokumento mësimet e nxjerra që të shërbejnë për projekte të ardhshme.
- Krijo një kulturë ku gabimet shihen si mundësi për përmirësim, jo për fajësim.
Të bëhesh një Project Manager i suksesshëm nuk ka të bëjë vetëm me mësimin e teorisë, por edhe me shmangien e gabimeve që shumë fillestarë i bëjnë. Duke planifikuar me kujdes, duke komunikuar qartë, duke menaxhuar kohën dhe rreziqet, dhe duke reflektuar mbi përvojat, ti mund të ndërtosh një karrierë solide dhe të respektuar në këtë fushë.
Nëse dëshiron të zhvillosh aftësitë e duhura dhe të mësosh praktikat më të mira të Project Management, regjistrohu në grupet e Shtatorit të Jungle Dynamic Project Management Academy. Programi ynë 6-mujor të përgatit për karrierë dhe të jep mbështetje konkrete për punësim.