Faza 1: Inicimi i projektit

Faza e incimit të projektit është faza e parë e shndërrimit të një ideje abstrakte në një qëllim kuptimplotë. Në këtë fazë, ju duhet të zhvilloni një “business case” dhe ta përcaktoni projektin në një nivel të gjerë. Një fillim i fortë mund të rrisë ndjeshëm shanset për të arritur sukses. Fillimi është faza e parë në ciklin jetësor të projektit dhe shpesh konsiderohet më e rëndësishmja.

Inicimi i projektit është faza e parë e ciklit jetësor të menaxhimit të projektit dhe në këtë fazë, kompanitë vendosin nëse projekti është i nevojshëm dhe sa i dobishëm do të jetë për ta. Dy metrikat që përdoren për të gjykuar një projekt të propozuar dhe për të përcaktuar pritshmëritë prej tij janë “business case” dhe studimi i fizibilitetit.

Gjashtë hapat që duhet të ndiqen në fazën e inicimit janë:

1. Krijimi i një business case
2. Kryerja e një studimi të fizibilitetit
3. Krijimi i një project charter
4. Identifikimi i stakeholder
5. Mbledhja e ekipit dhe krijimi i një hapësire projekti
6. Rishikimi përfundimtar

Faza 2: Planifikimi i projektit

Faza e planifikimit të projektit kërkon kujdes të shtuar pasi përcakton udhërrëfyesin e projektit. Nëse nuk përdorni një metodologji moderne të menaxhimit të projektit si Agile, faza e dytë e menaxhimit të projektit pritet të marrë pothuajse gjysmën e të gjithë hapësirës kohore të projektit.

Në këtë fazë, detyrat kryesore janë:

• identifikimi i kërkesave teknike
• zhvillimi i një plani të detajuar të projektit project schedule
• krijimi i një plani komunikimi
• vendosja e qëllimeve/arritjeve

Faza 3: Ekzekutimi i projektit

Faza e ekzekutimit të projektit është faza ku ekipi juaj kryen punën aktuale. Si menaxher projekti, detyra juaj është të krijoni rrjedha efikase të punës dhe të monitoroni me kujdes progresin e ekipit tuaj.

Në thelb, menaxheri i projektit ka tre objektiva kryesore gjatë fazës së ekzekutimit:

• Menaxhimi i njerëzve
• Menaxhimi i proceseve
• Menaxhimi i komunikimit

Përfitimet e një projekti të ekzekutuar mirë janë të trefishta:

• Projekti mund të përfundojë në kohë dhe buxhet
• Morali i ekipit mund të ruhet
• Palët e interesit janë të kënaqur me progresin e përgjithshëm të projektit

Faza 4: Monitorimi dhe kontrolli i projektit

Në procesin e menaxhimit të projektit, faza e tretë dhe e katërt nuk janë të njëpasnjëshme. Faza e monitorimit dhe kontrollit të projektit zhvillohet njëkohësisht me ekzekutimin e projektit, duke siguruar kështu që objektivat dhe rezultatet e projektit  janë përmbushur.

Praktikat më të mira për monitorimin dhe kontrollin e projektit

Ka disa mjete që mund të përdorni për të monitoruar një projekt. Është një proces i vazhdueshëm përmirësimi që më së shumti kërkon një kontakt të vëmendshëm jo vetëm me raportet e progresit, por edhe me angazhimin e punonjësve. Disa nga praktikat më të mira janë:

• Përdorimi i mjeteve të duhura
• Takimet me palët e interesit
• Vendosja e parametrave të projektit
• Menaxhimi i Scope Creep
• Bërja e parashikimeve dhe buxhetimit 
• Identifikimi i devijimeve
• Të jeni fleksibil
• Të bëni projektin më tërheqës

Faza 5. Mbyllja e projektit

Kjo është faza e fundit e procesit të menaxhimit të projektit. Faza e mbylljes së projektit tregon përfundimin e projektit pas dorëzimit përfundimtar. Ka raste kur talentet e jashtme punësohen posaçërisht për projektin me kontratë. Përfundimi i këtyre kontratave dhe plotësimi i dokumentacionit të nevojshëm është gjithashtu përgjegjësi e menaxherit të projektit.

Pyetjet që duhet t’i kemi parasysh për të përcaktuar nëse një projekt ka qenë i suksesshëm janë:

• A i kemi arritur qëllimet dhe objektivat?
• A janë klientët të kënaqur me rezultatin?
• A është menaxhmenti i kënaqur me rezultatin?
• A e kemi dorëzuar projektin në kohë dhe brenda buxhetit?
• A ia vlente koha, mundi dhe kostoja?