12 këshilla për menaxhim të projektit.

Për të pasur sukses, ju duhet të zhvilloni vazhdimisht aftësitë tuaja në lidership, vendosje të qëllimeve dhe komunikim.Aftësia për të punuar në një projekt kompleks nga fillimi deri në fund është një mënyrë e shkëlqyer për të zhvilluar karrierën tuaj dhe për t’i shtuar vlerë organizatës suaj.

Pavarësisht nëse ju është caktuar një rol si menaxher i projektit ose thjesht dëshironi të ndihmoni projektet e biznesit tuaj që të jenë në rrugën e duhur, më poshtë mund të lexoni disa këshilla kryesore për menaxhim të  projektit për t’ju ndihmuar ju dhe biznesin tuaj të keni sukses.

1. Identifikoni kërkesat kryesore

Para se të përcaktoni qëllimin e projektit dhe të përcaktoni detyrat dhe qëllimet ditore, duhet të identifikoni kërkesat kryesore dhe të keni një kuptim të plotë të asaj që dëshironi të arrini dhe pse.Ndoshta është diçka aq e gjerë sa rritja e prodhimit tuaj të marketingut ose aq komplekse sa zhvillimi dhe nisja e një produkti të ri në organizatën tuaj.

Para fillimit të projektit, identifikoni të gjithë klientët dhe palët e interesuara për të krijuar një pasqyrë të qartë të kërkesave dhe pritjeve të tyre. Pastaj mund të bëni një listë të shkurtër të burimeve që do t’ju nevojiten, siç janë njerëzit, koha, paratë dhe mjetet.

2. Zgjedhni njerëzit tuaj

Janë njerëzit, jo teknologjia dhe procesi, ata që duhet të vijnë së pari kur planifikojmë një projekt. Kur jeni duke menaxhuar një projekt, pyesni veten rregullisht se çfarë aftësi dhe përvoje duhet të keni për ta bërë projektin të suksesshëm. Në fazat e hershme të planifikimit të një projekti të ri, identifikoni nëse keni nevojë të punësoni një person të ri ose të kërkoni ndihmë tek një profesionist i pavarur.

Sigurohuni që të gjithë njerëzit e përfshirë në projekt të kenë informacion të mjaftueshëm në lidhje me organizatën tuaj dhe qëllimet e projektit në mënyrë që ata të mund të japin më shumë vlerë dhe të mbështesin kauzën tuaj.

3. Zgjedhni aplikacionet e duhura

Për të ndihmuar ekipin tuaj të punojë së bashku, mjetet e menaxhimit të projektit të bazuar në cloud, siç është Teamwork, mund të jenë shumë të nevojshëm: Ju gjithashtu mund t’i lidhni aplikacionet tuaja me mjetet e tjera të biznesit për t’i dhënë të gjithëve në ekipin tuaj qasje në të dhënat që u nevojiten. Disa nga mjete të tjera të preferuara të menaxhimit të projektit përfshijnë:

 – Podio, mjeti i menaxhimit të projektit nga Citrix që  lidhet me PieSync

– Trello një mënyrë e thjeshtë për të kryer dhe përfunduar detyrat midis fazave

– Platforma bashkëpunuese si G Suite ose Microsoft Teams

4. Shmangni “Software Bloat”

Shumë projekte janë të komplikuara pa nevojë, gjë që shpesh ndodh për shkak se ka shumë mjete që përdoren në projekte. E ashtuquajtura “Software Bloat” është një problem serioz që mund të pengojë suksesin. Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme të zgjidhni mjetet tuaja me kujdes dhe të shmangni të gjithë shpërqendrimet e panevojshme që vijnë nga një shumëllojshmëri e madhe softuerësh sesa ju nevojiten.

Për të siguruar që gjithçka të shkojë pa probleme, do të dëshironi të siguroheni që të gjithë po përdorin të njëjtin softuer dhe se po shfrytëzoni sa më shumë integrimet dhe sinkronizimet kudo që të jetë e mundur. Mos harroni – më pak është më shumë! Mbajtja e një grupi softuerësh të integruar gjithashtu ju ndihmon të shmangni një tjetër armik të përbashkët të menaxhimit efektiv të projektit.

5. Maksimizoni bashkëpunimin- dhe bëjeni atë virtual

Bashkëpunimi efektiv është një faktor kyç pas rezultateve fantastike të projektit. Për të pasur rezultate më të mira si menaxher i projektit – duke përfshirë kohën, buxhetin dhe treguesit kyç të performancës – ju duhet të optimizoni proceset tuaja bashkëpunuese. 

Bllokoni disa orë në kalendarin tuaj, mos përdorni Slack dhe shpërqendrime të tjera dhe përqendrohuni në përmirësimin e strategjisë suaj të menaxhimit të projektit. Për të krijuar strategjinë më të mirë të menaxhimit të projektit, ndërtoni një plan për: 

– Sa shpesh do të keni takime të menaxhimit të projektit, çfarë formati do të përdorni dhe kush duhet të marrë pjesë.

– Si t’i mbani anëtarët e projektit të përgjegjshëm për qëllimet, duke përfshirë kontrollet e rregullta dhe rishikimet e performancës .

– Përgaditja e sistemeve dhe tabelave më friendly për përdoruesit 

– Sistemet e përcjelljes së menaxhimit të projektit, duke përdorur një aplikacion të dedikuar cloud të menaxhimit të projektit ose një GoogleSheet më të thjeshtë

– Si të përdorni aplikacionet cloud për të mundësuar bashkëpunimin në distancë dhe lejoni palët e interesuara të kontrollojnë se si po funksionon projekti. 

Edhe nëse keni gjithçka që ju nevojitet, prapëseprapë do të dëshironi të mundësoni një bashkëpunim efektiv virtual, në mënyrë që njerëzit të mund të punojnë së bashku pavarësisht se ku janë. Ndërsa puna në distancë është tashmë normale e re në shumë ndërmarrje, ajo shpejt po bëhet thelbësore për biznesin tuaj që dëshmon të ardhmen. 

6. Ndani qëllimet 

Çdo projekt ka një qëllim gjithëpërfshirës. Pavarësisht nëse është duke u zhvilluar një aplikacion celular për klientët, duke u gjet një zgjidhje e  planifikimit të burimeve të ndërmarrjes, apo diçka krejtësisht tjetër, këto qëllime nuk janë të mjaftueshme. Për t’i realizuar qëllimet tuaja të mëdha në vepra, sigurohuni që t’i ndani ato në milestones, caktoni dikë për secilën detyrë dhe krijoni një cikël jete për projektin me afate të qarta.

Përcaktimi dhe vlerësimi i rregullt i pikave të caktuara do t’ju ndihmojë t’i bëni qëllimet tuaja shumë më të arritshme dhe të vendosni hapat e ardhshëm në lëvizje.

7. Reduktoni rrënjësisht shpërqendrimet

Kur të vijë koha për të filluar punën, është e rëndësishme të keni mjetet e duhura dhe të hiqni qafe çdo shpërqendrim të zakonshëm. Çdo projekt ka afatet e tij, dhe një paaftësi për t’u përqëndruar mund të prishë shpejt mundin tuaj dhe të rezultojë në lodhje, si dhe ulje të produktivitetit dhe moralit.

Identifikoni mjetet që ju nevojiten, krijoni një orar me ekipin tuaj dhe siguroni gjithçka që i duhet ekipit tuaj për të kryer punën pa shpërqendrime të panevojshme.

8. Menaxhoni rreziqet e mundshme

Menaxhimi i rrezikut është një pjesë e domosdoshme e menaxhimit të projektit pasi gjithmonë ka gjëra që mund të shkojnë keq dhe të shkaktojnë vonesa të paparashikuara. Çdo projekt mbart një shkallë rreziku, për të cilin do t’ju duhet të merrni masa korrigjuese që në fillim. 

Për shembull, nëse një projekt përfshin migrimin e aplikacioneve dhe të dhënave në cloud, do t’ju duhet të llogaritni rreziqet e sigurisë që vijnë me të. Rreziqet e tjera përfshijnë kërcënime të mundshme që mund të shfaqen pa ndonjë paralajmërim dhe të vënë në rrezik të gjithë projektin. Këto mund të përfshijnë anëtarët kryesorë të ekipit të sëmurë ose probleme me financimin. Me projekte më të rrezikshme, krijoni një plan rezervë të fuqishëm në rast se gjërat shkojnë keq. Kjo mund të përfshijë pyetjen “çfarë nëse?” për rastet më të këqija të skenarëve.

– Për të menaxhuar rreziqet e mundshme në secilin projekt, pyesni veten:

– Cilat janë rreziqet e skenarit më të keq në këtë projekt?

– Çfarë mund të bëni për të shmangur rrezikun?

– Si mund të planifikoni për të shmangur rezultatet e padëshiruara?

– Kush ka ekspertizën dhe perspektivat e vlefshme që mund t’ju ndihmojnë të arrini rezultatet më të mira?

9. Provoni të gjitha arritjet

Arritjet që përcaktoni mund të përkthehen në rezultate, të cilat duhet të testohen tërësisht para se të vazhdoni me fazën tjetër të projektit.

Për shembull, nëse jeni duke zhvilluar një aplikacion të ri celular për klientët tuaj, faza e parë mund të jetë krijimi i një produkti shembull, në të cilin rast do të dëshironi ta provoni para se të shkoni më tej. Në fund të fundit, do të jetë shumë më e vështirë të shlyeni çdo mangësi serioze më vonë. Marrja e masave korrigjuese më herët do t’ju ndihmojë të mbani projektin tuaj në rrugën e duhur dhe të minimizoni çdo vonesë të papritur.

10. Përcaktoni proceset e standardizuara

Zgjidhni mjetet e duhura që nga fillimi, sepse çdo projekt varet nga bashkëpunimi dhe komunikimi. Andaj, zgjedhja e mjeteve të duhura të komunikimit dhe bashkëpunimit është e rëndësishme.

Për shembull, nëse jeni duke përdorur një mjet të menaxhimit të projektit si Asana ose Trello, të gjithë në ekipin tuaj duhet të jenë të përgatitur mirë në përdorimin e këtyre mjeteve sipas proceseve të standardizuara që përcaktoni që nga fillimi. Standardizimi është kritik për t’u mundësuar menaxherëve të projekteve që të ruajnë shikueshmërinë e plotë në statusin dhe progresin e projekteve të tyre.

 

11. Automatizoni

Automatizimi është shoku më i mirë i menaxherit të projektit. Kjo ju mundëson të thjeshtoni punën dhe tëi fokusoni bashkëpunimin personal dhe një mbikëqyrje 360 gradë se si po shkon secili projekt. Merrni kohë të largoheni nga hyrjet dhe daljet e projekteve individuale dhe shikoni se si e menaxhoni vetë procesin. Çfarë mund të automatizoni për pasur kohën tuaj dhe të anëtarëve të ekipit tuaj?

– Shembuj automatizimi për të krijuar rrjedhë pune më efektive:

– Njoftoni anëtarët e ekipit për një detyrë të re, ose një detyrë jashtë orarit 

– Raportimi në tabela dhe kycja e stakeholders në ato table, për statusin e projektit

– Njoftimi i anëtarëve të ekipit përpara një takimi

– Listat e automatizuara të detyrave 

Për të filluar automatizimin e proceseve të menaxhimit të projektit tuaj, rikujtoni rregullën if-this-then-that, e cila ekzistonë tashmë në rrjedhën tuaj të punës. Kjo do t’ju japë disa pika fillestare për të automatizuar.

12. Vlerësoni projektin tuaj

Ju mund të filloni festë pas përfundimit të projektit tuaj, por para se të hapni shampanjën, është e rëndësishme që ta vlerësoni plotësisht. Çdo projekt është një përvojë e vlefshme mësimore (edhe nëse japin rezultate zhgënjyese), kjo është arsyeja pse ata duhet të rishikohen në tërësi sapo të përfundojnë. Menaxherët e projektit duhet të shënojnë sukseset, si dhe çdo gjë që shkoi keq. Kjo do të përmirësojë shanset e suksesit për projektet e ardhshme dhe do të nxisë një kulturë të përmirësimit të vazhdueshëm.

Lexoni artikullin e plotë këtu.