Dizajnuesit e web-it shpesh punojnë në shumë projekte njëkohësisht. Ata përballen me shumë sfida si menaxhimi i web faqeve të shumta, menaxhimi i klientëve të vështirë, gjetja e klientëve të rinj, çmimi i saktë i punës së tyre dhe ndjekja e trendeve të industrisë. 

Për t’ju ndihmuar të gjeni ekuilibrin e duhur midis punës dhe jetës personale dhe për t’u siguruar që i përmbushni afatet, Elementor ka krijuar një listë me 10 këshilla efektive të menaxhimit të kohës.

Gjithmonë keni një kontratë të nënshkruar dhe Statement of Work
Nuk ka rëndësi se sa qartë i shprehni kushtet e punës, jepni një afat kohor, shpjegoni se cilat janë produktet e ofrimit të web faqeve, ose i kujtoni klientit se sa rishikime marrin. Nëse nuk i keni të gjitha me shkrim, çfarë mendoni se do të bëjë klienti juaj sapo të fillojë puna?

Ju ose do të merreni me një breshëri telefonatash dhe email që po ju kontrollojnë ose do të keni një klient që dëshiron të kalojë kufijtë e marrëveshjes sepse nuk ka një marrëveshje zyrtare. Të dyja këto rezultate kërkojnë që ju të ridrejtoni vëmendjen tuaj në çështje të ndryshme nga projektet tuaja.

Por një kontratë dhe një deklaratë pune që klienti ka nënshkruar dhe ka në posedim do t’ju ndihmojë të menaxhoni pritjet dhe të shkurtoni ankthet e tyre në lidhje me projektin.

Përdorni një time tracker (gjurmues kohe)
Nëse keni qenë ndonjëherë kurioz se sa kohë ju duhet në të vërtetë për të ndërtuar një web faqe, një gjurmues i kohës do të ofroj përgjigje të saktë për këtë pyetje. Ka një numër arsyesh pse duhet të kujdeseni për këtë.

Së pari, ju mund të planifikoni me besim planifikimin e projekteve dhe t’u siguroni klientëve datat e dorëzimit nëse dini se sa kohë duhet për të përfunduar secilën detyrë dhe fazë.

Së dyti, duke lënë mënjanë kohën për gjatësinë aktuale të një detyre në krahasim me një vlerësim, nuk do të keni për të kryer punën nga dita në ditë. Nëse mund të bëni gjithçka kur e keni planifikuar, nuk do të ndiheni sikur duhet të punoni vonë ose në fundjavë për të provuar dhe kapur gjatë gjithë kohës.

Gjithashtu, gjurmimi i kohës mund t’ju ndihmojë të krijoni çmimin e dizajnit tuaj. Ndërsa duhet të tarifoni bazuar në vlerën dhe jo në orë, përsëri dëshironi të siguroheni që nuk jeni duke humbur kohë dhe para gjatë krijimit të një dizajni/

Krijoni orarin tuaj ideal
A keni lexuar ndonjëherë histori në internet se si njerëzit e “suksesshëm” si Richard Branson dhe Tim Cook zgjohen shumë herë në mëngjes dhe keni menduar “Më mirë të fle sesa të jem i suksesshëm”. Problemi me këtë logjikë është që zgjimi i hershëm barazohet me sukses që nuk është shumë logjike. 

Çdo person është i ndryshëm, që do të thotë që duhet të ngriheni kur ndiheni të pushuar, të planifikoni orët tuaja të punës kur jeni në kohën e pikut të përqendrimit dhe të punoni vetëm numrin e orëve që mund të menaxhoni në mënyrë të arsyeshme.

Për sa kohë që nuk e pengon aftësinë tuaj për të folur me klientët ose perspektivat në kohë reale, nuk ka asgjë të keqe të punoni gjatë orarit ideal të trupit dhe mendjes suaj. Thjesht mos harroni të faktorizoni pushimet.

• Kjo është një pjesë e madhe e teknikës Pomodoro. Shkon kështu:
  Vendosni një kohëmatës për 25 minuta.
  Filloni kohëmatësin dhe punoni në një detyrë të vetme pa prishur përqendrimin tuaj.
  Kur tingëllon kohëmatësi, ndaloni dhe bëni një pushim të shkurtër.
• Ky cikël do të përsëritet katër herë. Në fund të asaj kohe, do të jeni në gjendje të bëni një pushim më të gjatë. Pastaj do të fillojë gjithçka nga e para.

Ndërsa 25 minuta është mënyra se si kjo teknikë e veçantë plotëson kohën, përsëri, është e rëndësishme të gjeni ritmin tuaj ideal dhe numrin e pushimeve. Ju mund të shihni se 25 minuta është një kohë shumë e shkurtër për të përfunduar detyrat e web faqes dhe do të ishte më mirë të vendosni kohëmatësin për 60 minuta. Për sa kohë që nuk e humbni përqendrimin, është mirë.

Planifikoni gjithçka në një task manager
Të kesh një plan të përcaktuar çdo ditë është një truk i dobishëm për të menaxhuar kohën tënde.

Sidoqoftë, në vend që të merrni listën tuaj të gjatë të projekteve dhe të zgjidhni se çfarë do të punoni një ditë në një kohë, caktoni detyrat tuaja paraprakisht. Kjo vlen për punën e projektit, si dhe gjithçka tjetër që ndodh gjatë ditës tuaj të punës. Këtu janë disa këshilla për përcaktimin e orarit tuaj:

• Vendosni rregulla bazuar në orarin tuaj ideal – ditët e javës që do të punoni, si dhe sa gjatë në çdo ditë.
• Planifikoni detyrat tuaja më të vështira për kohën e ditës kur ndiheni të mprehtë dhe të gatshëm për të trajtuar një sfidë. Kjo quhet ngrënia e bretkosës.
• Vendosni detyrat administrative të biznesit tuaj në kalendar dhe caktoni një orar të parashikueshëm për to, kështu që bëhet zakon të trajtohen në një ditë dhe kohë të caktuar.
• Vendosni mënjanë ditë dhe afate të caktuara kur dëshironi të jeni në telefon duke bërë thirrje ose duke diskutuar milestones të projektit me klientët ekzistues.
• Shtoni takime ose aktivitete personale në orarin tuaj që ndodhin gjatë ditës së punës.

Nëse caktoni gjithçka dhe caktoni kohën e duhur për të gjitha, nuk do të humbni kohën në punët e papërfunduara ose stresit për diçka që keni harruar të bëni

Krijoni shabllone për procesin tuaj
Duke e bërë këtë një hap më tej, do të ishte tepër e dobishme të ruani shabllonet e procesit në programin tuaj të task management. Në atë mënyrë, në momentin që fillon një projekt i ri, gjithçka që ju duhet të bëni është të kopjoni modelin e procesit, të personalizoni detyrat bazuar në punën dhe të filloni të përfundoni detyrat.

Kjo vjen në ndihmë për të gjitha fushat e rrjedhës tuaj të punës, duke filluar nga gjetja e klientëve të rinj në dizajnimin e web-it si dhe detyrat e krijimit të web faqeve deri te aktivitetet pas nisjes. Ju gjithashtu mund të krijoni shabllone për punë jo-projektesh.

Një nga përfitimet më të mëdha të kësaj është pjesa e familjaritetit. Sa më i strukturuar dhe i parashikueshëm të bëhet procesi juaj, aq më lehtë është të përqendroheni në aspektin krijues të punës tuaj në vend të logjistikës së menaxhimit të detyrave. 

Automatizoni sa më shumë punët administrative
Nëse gjurmuesi juaj i kohës po ju tregon se më shumë se 50% e ditës tuaj të punës është e dedikuar për punët administrative, atëherë është koha të rivlerësoni atë që po bëni. Tani, ju keni dy mundësi. Këto detyra të nevojshme të menaxhimit të biznesit mund t’i transferoni në një asistent dhe ofrues të tjerë profesional të shërbimeve ose mund t’i automatizoni ato me software. Nëse biznesi juaj është relativisht i vogël dhe po përpiqeni të kurseni para, filloni me automatizimin.

Ka shumë mjete në dispozicion – shumë prej tyre falas – që do t’ju ndihmojnë të automatizoni detyrat e mërzitshme, të bezdisshme dhe shpesh që kërkojnë kohë në lidhje me të mëposhtmet:

Kontabiliteti dhe menaxhimi i taksave

• Caktimi i takimeve
• Perspektivat e vettingut
• Krijimi i kontratës
• Faturimi
• Komunikimi dhe ndjekja e klientit
• Marketingu në media sociale

Ju kurrë nuk do të jeni 100% i lirë nga menaxhimi i biznesit tuaj, por mund ta bëni atë në shumë më pak kohë me procese të automatizuara.

Krijoni një kuti veglash që mund ta përdorni në punë të ndryshme
Pavarësisht nëse jeni një krijues Web-it ose një zhvillues Web-it, ka të ngjarë të keni një sërë mjetesh që përdorni në çdo punë. 

Nëse jeni një dizajner, nje kuti mjetesh mund të përfshijë:

• Një mjet për krijim te wireframe
• Sketch ose Photoshop
• Disa shabllone fleksibile dhe të fuqishme të WordPress që funksionojnë mirë për klientët tuaj 
• Një koleksion i WordPress plugins që janë thelbësore për web faqe të çdo klienti
• Një mjet testimi cross-browser

Nëse jeni  zhvillues, kutia juaj e mjeteve mund të përfshijë:

• Frameworks dhe libraries
• Një IDE
• Github
• Mjetet e testimit të browser

Duke ndërtuar një kuti mjetesh që mund ta përdorni në çdo punë, mund të punoni më shpejt dhe të prodhoni rezultate më të mira pasi nuk po kaloni kohë duke u përpjekur të gjurmoni mjete për t’u përdorur. Në vend të kësaj, ju mund të bëni atë që doni dhe thjesht të krijoni.

 Injoroni shqetësimet dhe shpërqendrimet
Një person mesatar kalon 7 orë në internet çdo ditë. Për fat të keq, interneti dhe bollëku i pajisjeve me të cilat punoni janë shpesh edhe duke ju ofruar shpërqendrime dhe pengesa gjatë punës tuaj. Në varësi se prej nga vijnë shpërqendrimet tuaja, ka një numër mënyrash për t’u marrë me këtë problem.

Gjëja e parë është të përdorni screen time në pajisjet tuaja për të vendosur kufij të veçantë të aplikacioneve dhe komunikimit. Në atë mënyrë, ju do të merrni vetëm email të ri, do të merrni mesazhe me tekst ose telefonata ose do të shihni njoftime në kohë ku jeni në dispozicion pra kur nuk jeni duke punuar. Ju gjithashtu mund të përdorni më shumë mjete bllokuese për email-in, mediat sociale dhe aplikacionet. Mos harroni për shpërqendrimet në shtëpi. Nëse keni njerëz të tjerë përreth jush, tregojini atyre se një derë e mbyllur ose një sinjal tjetër do të thotë se jeni duhe punuar dhe nuk dëshironi të ndërpriteni.

Krijoni një kanal komunikimi të dedikuar 
Ndërsa ju mund të minimizoni se sa shpesh ose urgjentisht klientët ju kontaktojnë duke vendosur qartë gjithçka në një kontratë dhe SOW, do të ketë raste kur ata do të kenë nevojë të ju kontaktojnë gjatë një projekti. 

Duke e ditur se do të jetë rasti, vendosni një kanal të vetëm kontakti që ata mund të përdorin.  

Ashtu si me këshillat e tjera të menaxhimit të kohës në këtë listë, gjeni kohë të kontrolloni atë kanal një herë në ditë. Nëse planifikoni 30 minuta në fund të ditës tuaj të punës, ju lehtë mund të qëndroni në krye të këtyre mesazheve dhe t’u përgjigjeni të gjithave në kohën e duhur. 

Mos harroni të jeni proaktiv në lidhje me këto komunikime. Duke planifikuar kontrolla me klientët tuaj në momente të ndryshme gjatë gjithë projektit, ka të ngjarë të mos ketë aq shumë mesazhe për t’u trajtuar në baza ditore. 

Ndjehuni rehat të thoni “Jo”
Kjo është gjithmonë një teknikë e vështirë për tu zotëruar për menaxhim të kohës. Si krijues, ju dëshironi të jeni në gjendje të thoni “Po!” për çdo perspektivë dhe klient. Realiteti, sidoqoftë, është se ju në të vërtetë po u bëni dëm vetëm duke u thënë “po” nëse nuk keni kapacitetin për të krijuar atë që ata po kërkojnë.

• Ky mund të jetë rasti nëse është një projekt ose kërkesë:
• Për një klient që ju e dini se do të jetë një kohë e gjatë për tu menaxhuar
• Kjo është përtej aftësive tuaja aktuale ose jashtë mundësive
• Kjo e tejkalon fushën e punës dhe nuk do të paguheni shtesë për të
• Do të duhet ta bënit atë në ngarkesën tuaj të rregullt të punës
• Ju nuk keni interes, por ndiheni keq që nuk jeni në gjendje t’i ndihmoni ata

Përfundimi: Nëse ju paraqitet një mundësi nga një klient potencial, aktual ose i mëparshëm, shikoni me vëmendje se çfarë përfshin projekti dhe jeni realist në lidhje me aftësinë tuaj për ta marrë atë përsipër.

Nëse përfshihet një lloj negocimi – d.m.th. ju humbni para, kohën tuaj të lirë ose shëndetin tuaj mendor – thjesht thoni “jo” për të. Dhe nëse ata nuk janë të gatshëm të marrin “jo” si përgjigje, atëherë ju e dini që keni bërë gjënë e duhur.

Klientët që duan që ju të bëni punë të mirë për ta e kuptojnë rëndësinë e menaxhimit të kohës dhe produktivitetit dhe nuk do të donin ta kompromentonin atë.

Lexoni artikullin origjinal këtu!

Nëse jeni të interesuar në këtë fushë bëhuni pjese e kursit tonë për Web Design